Es gibt Arbeitgeberinnen, die für den ersten oder die ersten beiden Krankenstandstage keine ärztliche Bestätigung verlangen.
Solche Regelungen sind nicht ungewöhnlich. Sie können für beide Seiten eine sinnvolle Erleichterung sein: Mitarbeiterinnen müssen bei einer kurzfristigen Erkrankung nicht allein wegen einer Bestätigung eine Arztpraxis aufsuchen.
Auch das Einfordern und Verarbeiten des Dokuments entfällt. Kollektivverträge sehen ebenfalls häufig vor, dass eine Bestätigung erst ab einem späteren Krankenstandstag verlangt werden kann.
Doch die Erleichterung betrifft nur den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit.
Der Krankenstand selbst muss trotzdem vollständig dokumentiert werden.
Die Mitarbeiterin muss ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden. Verlangt die Arbeitgeberin keine ärztliche Bestätigung, bleibt der Entgeltfortzahlungsanspruch dennoch bestehen. Auch diese ein oder zwei Tage gelten daher als Krankenstand und werden auf den bestehenden Anspruch angerechnet.
Auch einzelne Tage zählen
Je nach Dauer des Dienstverhältnisses muss die Arbeitgeberin das volle Entgelt zunächst für sechs Wochen weiterzahlen. Nach einem Dienstjahr erhöht sich dieser Zeitraum auf acht Wochen, nach 15 Dienstjahren auf zehn und nach 25 Dienstjahren auf zwölf Wochen. Danach besteht grundsätzlich für weitere vier Wochen Anspruch auf das halbe Entgelt.
Bei mehreren Krankenständen innerhalb derselben Anspruchsperiode beginnt diese Berechnung nicht jedes Mal von vorne. Es steht nur noch jener Anspruch zur Verfügung, der durch die bisherigen Krankenstände noch nicht verbraucht wurde.
War eine Mitarbeiterin mehrmals für jeweils ein oder zwei Tage ohne ärztliche Bestätigung im Krankenstand, können sich daraus im Laufe der Zeit durchaus mehrere bereits verbrauchte Entgeltfortzahlungstage ergeben.
Bei einer späteren längeren Erkrankung kann die volle Entgeltfortzahlung daher entsprechend früher enden. Ab dem Zeitpunkt, ab dem nur noch das halbe Entgelt gebührt, kann halbes Krankengeld zustehen. Nach Ausschöpfung der Entgeltfortzahlung kann volles Krankengeld des zuständigen Krankenversicherungsträgers relevant werden.
Lücken können die Arbeitgeberin Geld kosten
Werden kurze Krankenstände ohne ärztliche Bestätigung nicht oder nur unvollständig erfasst, kann der noch offene Entgeltfortzahlungsanspruch zu hoch berechnet werden.
Die Arbeitgeberin zahlt dann möglicherweise länger volles oder halbes Entgelt, obwohl der gesetzliche Anspruch bereits teilweise oder vollständig ausgeschöpft wäre.
Gleichzeitig kann die Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld zu spät oder mit unrichtigen Angaben übermittelt werden. Das kann die Krankengeldzahlung verzögern und nachträgliche Korrekturen erforderlich machen.
Aus einem oder zwei fehlenden Tagen kann damit ein Fehler entstehen, der später Zeit und Geld kostet.
Maßgeblich ist nicht automatisch das Kalenderjahr
Eine zusätzliche Fehlerquelle ist die Zuordnung zur richtigen Anspruchsperiode.
Grundsätzlich werden die Krankenstände innerhalb des individuellen Arbeitsjahres zusammengerechnet. Dieses beginnt mit dem Eintrittsdatum der jeweiligen Mitarbeiterin.
In einer Organisation können daher gleichzeitig ganz unterschiedliche Anspruchsperioden laufen.
Eine Mitarbeiterin tritt am 1. März ein, eine andere am 15. September. Ihre neuen Entgeltfortzahlungsansprüche beginnen damit grundsätzlich auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Eine Umstellung vom Arbeitsjahr auf das Kalenderjahr ist möglich. Sie kann aber nicht einfach durch eine interne Entscheidung oder eine entsprechende Einstellung im Zeiterfassungssystem vorgenommen werden.
Dafür braucht es eine Regelung durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung. Auch für den Umstellungszeitraum bestehen besondere Berechnungsregeln, damit bereits entstandene Ansprüche nicht verloren gehen.
Gerade deshalb reicht es nicht, Krankenstände irgendwo zu sammeln. Sie müssen auch der richtigen Anspruchsperiode zugeordnet werden.
Entscheidend ist ein verlässlicher Informationsweg
Ob die Personalverrechnung intern oder extern durchgeführt wird, ist dabei zweitrangig.
Entscheidend ist, dass auch kurze Krankenstände ohne ärztliche Bestätigung vollständig und rechtzeitig in der Personalverrechnung ankommen.
Gleichzeitig muss die Abwesenheit innerhalb der Organisation bekannt sein, damit Termine, Fristen und laufende Aufgaben berücksichtigt werden können.
Es braucht daher einen durchgängigen Informationsweg:
von der Krankmeldung über die interne Erfassung bis zur Zeiterfassung und Personalverrechnung.
Die Arbeitgeberin muss die verbleibenden Entgeltfortzahlungstage nicht laufend selbst ausrechnen. Sie muss aber sicherstellen, dass alle Krankenstände erfasst, der richtigen Anspruchsperiode zugeordnet und korrekt weiterverarbeitet werden.
Auf die ärztliche Bestätigung kann verzichtet werden.
Auf die Krankmeldung und die vollständige Dokumentation nicht.
Denn auch ein oder zwei Tage sind kein administratives Mini-Thema.
Spätestens bei einem längeren Krankenstand können sie große Wirkung entfalten.
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